Obawy pracowników podczas zmian organizacyjnych związanych z wdrożeniem systemu ERP.
Poniżej przedstawiamy najczęściej pojawiające przyczyny niepokoju pracowników podczas zmian organizacyjnych towarzyszących wdrożeniu systemu ERP. Widmo takich zmian, często wiąże się z zastrzeżeniami do całego projektu oraz lękiem związanym z funkcjonowaniem w nowych realiach, już po wdrożeniu narzędzia.
Strach przed tym, co nieznane.
Stojąc u progu takiego wyzwania, przemyśl i zaplanuj działania, które pozwolą Ci skuteczne zarządzać zmianą. Wcześniej opracowaną strategię wykorzystasz, rozwiązując pojawiające się na bieżąco problemy. Ponadto, podejmując działania wspierające pracowników, zwiększysz szansę na skutecznie przeprowadzenie ich przez wdrożenie i wszystkie zmiany organizacyjne.
Dobry czas na zmiany.
Nigdy nie ma dobrego czasu na zmiany – pracownicy zawsze będą się zastanawiać „dlaczego właśnie teraz?”. Taka sytuacja może zdarzyć się za każdym razem, nie tylko, gdy przygotowujesz się do wdrożenia systemu ERP. Niejasność co do przyszłości zwykle prowadzi do niepokoju i oporu wobec nowego projektu. Dlatego konieczność wdrożenia Twoi ludzie również będą postrzegać jako pierwszy etap zmian i restrukturyzację firmy, której efekty uderzą bezpośrednio w nich.
Zadbaj więc o to, by pracownicy otrzymali wystarczającą ilości informacji na temat planowanych zmian, ich celu i spodziewanych efektów czy korzyści. Wyjaśnij, dlaczego zmiany są potrzebne i jak będą wpływać na firmę i ich samych. Wytłumacz, że poza wewnętrzną potrzebą rozwoju lub optymalizacją procesów w firmie, konieczność wdrożenia nowych narzędzi wynika również ze zmiany na rynku zewnętrznym. Pracownicy muszą mieć świadomość, że również one mają wpływ na organizację. Muszą też wiedzieć, że proaktywnie działania zagwarantują firmie zachowanie rentowności i długowieczności.
Przykład czynników determinujących zmianę:
- poniesione porażki i sytuacje wymagające nowego podejścia
- nowe cele biznesowe stawiane firmie, które wymagają rozwoju, w tym zmian organizacyjnych i lepszych narzędzi czy technologii.
- dynamiczny rozwój firm konkurencyjnych i konieczność budowania własnej przewagi na rynku
- świadomość lepszej oferty konkurencji, np.: niższe ceny, możliwe dzięki uporządkowanym i skróconym procesom
Decyzyjność i zaangażowanie.
Musisz wiedzieć, że jeśli pracownicy nie czują się zaangażowani w proces decyzyjny lub nie są uwzględniani w planowanych zmianach, mogą mieć obawy dotyczące ich roli oraz wpływu na wynikające z nich konsekwencje. Mogą mieć wrażenie, jakby nie mieli w tej sprawie nic do powiedzenia. Główną tego przyczyną może być brak wiedzy i bieżącego przepływu informacji.
Istnieje jednak kilka sposobów, aby w tej sytuacji zapewnić pracownikom uczestnictwo w procesie decyzyjnym i wdrożeniu. Aby temu zaradzić, stwórz grupę roboczą lub zespół projektowy, w którym będą reprezentowane różne działy i poziomy organizacji. Daj pracownikom możliwość wyrażania swoich opinii, sugestii i obaw. Zorganizuj spotkania, warsztaty czy sesje Q&A, podczas których pracownicy będą wysłuchani i będą mogli zaproponować swój wkład w projekt.
Ważne jest, by mieli świadomość, że są istotną częścią całego zespołu i jak ważna jest ich rola. Powinni wiedzieć, że ich udział będzie miał kluczowe znaczenie, podczas niektórych etapów procesu wdrożenia.
Nie taki wilk straszny…
Postaraj się przygotować pracowników na to, co ich czeka.
Jasna komunikacja i wsparcie.
Pracownicy mogą obawiać się, że nie otrzymają wystarczającego wsparcia i informacji w trakcie procesu zmian. Zrozum, że również dla nich zmiany mogą być trudne i stresujące. Brak jasnej komunikacji może pogłębić ich opór. Stwórz atmosferę, w której poczują się bezpiecznie i mogą otwarcie wyrażać swoje opinie, wsłuchaj się w ich obaw i odpowiadaj na pytania. Udostępnij kanały komunikacji (np.: linia telefoniczna czy skrzynka pocztowa). Upewnij się, że informacje są dostępne dla wszystkich i na bieżąco komunikuj postępy w projekcie. Przed pełnym wdrożeniem ERP przeprowadź pilotażowe testy. Zaangażuj grupę pracowników do testowania nowego systemu, identyfikowania ewentualnych problemów i udzielania informacji zwrotnych. To umożliwi dostosowanie rozwiązań do realnych potrzeb i oczekiwań zespołu.
Niepewna przyszłość zatrudnienia i zakres obowiązków.
Pracownicy nie potrafią przewidzieć, jak będzie wyglądać przyszłość ich pracy i nowy zakres obowiązków.
W przypadku bardziej radykalnych zmian mogą obawiać się modyfikacji w całej strukturze organizacyjnej, np.: przeniesień do innych działów, zmiany struktury władzy i hierarchii w firmie, utraty kontroli nad swoją pracą czy braku wpływu na podejmowane decyzje. Co gorsze, mogą też obawiać się, że wprowadzenie systemu ERP i uporządkowanie procesów spowoduje redukcję zatrudnienia.
Dlatego, tak ważne jest, aby jasno komunikować cel wdrożenia ERP. Należy wyjaśnić korzyści dla firmy i pracowników oraz zapewnić, że celem nie jest redukcja zatrudnienia, a raczej optymalizacja procesów i skoncentrowanie się na bardziej wartościowych zadaniach.
Wiedza, umiejętności i trudności adaptacyjne.
Wprowadzenie nowego systemu ERP zwykle wiąże się z koniecznością dostosowania dotychczasowych procedur i sposobu pracy. Będzie też wymagać od pracowników nauki i przyzwyczajenia się do nowych narzędzi. Opanowanie funkcjonalności i pracy na nowym oprogramowaniu może być trudne, zwłaszcza dla osób, które przez wiele lat zdążyły przyzwyczaić się do pracy na starym systemie. Dodatkowy stres może rodzić niepewność funkcjonalności i intuicyjność nowego narzędzia. Dlatego niektórzy pracownicy mogą obawiać się, że nie będą w stanie sprostać nowym wymaganiom lub że adaptacja będzie od nich wymagała dużego wysiłku i będzie bardzo czasochłonna. Ważne jest więc opracowanie instrukcji i dokumentacji oraz zapewnienie odpowiednich szkoleń i wsparcia technicznego dzięki, któremu zespół łagodnie przejdzie przez tę zmianę.
Aby zmniejszyć wątpliwości użytkowników końcowych, wyjątkowo cenne mogą się okazać warsztaty jeszcze przed wdrożeniem nowego rozwiązania. Będą mogli zapoznać się z nową funkcjonalnością i zrozumieć, jak nowe procesy będą wyglądać. Dzięki temu dowiedzą się też jaki wpływ będą miały na ich codzienną pracę i realizację zadań. Warto doceniać wkład i wsparcie swoich pracowników, podkreślać jak bardzo potrzebujesz ich pomocy w procesie zmian. Takie podejście upewni personel co do słuszności wdrożenia, ułatw mu adaptację do nowego systemu oraz uświadomi korzyści dla codziennej pracy.
Wiara w realne korzyści.
Zapewne wdrożenie nowego systemu ERP w dużej mierze będzie wiązało się z modyfikacją sposobu wykonywania zadań i pracy w wielu obszarach. Pracownicy powinni zrozumieć, że również mogą zyskać dzięki nowej technologii. Uświadom im aktualne problemy, wskaż punkty krytyczne i wyjaśnij, w jaki sposób nowy system może je zmniejszyć lub wyeliminować. Twój zespół musi mieć świadomość, w jaki sposób nowa technologia rozwiąże również ich codzienne problemy i pomoże osiągnąć zakładane cele. Dzięki takim działaniom znacząco wzrośnie poziom poparcia zmian.
Utrata danych i bezpieczeństwo.
Wprowadzenie nowego systemu ERP może wywołać obawy dotyczące bezpieczeństwa danych.
Pracownicy mogą obawiać się utraty lub naruszenia poufności danych, co może prowadzić do potencjalnych problemów operacyjnych i ryzyka dla nich i firmy. Dlatego powinni otrzymać odpowiednie szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i korzystania z nowego systemu ERP. Szkolenie powinno obejmować praktyki ochrony danych, identyfikację zagrożeń bezpieczeństwa, zasady tworzenia haseł i inne kluczowe aspekty. Szkolenia i przypomnienia mogą pomóc w utrzymaniu świadomości i odpowiedniej ostrożności. Należy skonfigurować odpowiednie uprawnienia dostępu, zastosować silne hasła, uwzględnić metody szyfrowania i monitorować aktywności systemowe.
Dodatkowo dobre praktyki w zakresie bezpieczeństwa IT, aktualizacje systemu, audyty bezpieczeństwa są niezbędne do minimalizowania ryzyka naruszenia. Znajomość procedur i kwestie zasad cyberbezpieczeństwa mogą znacząco zmniejszyć obawy związane z odpowiedzialnością.
Powściągliwości wobec idei zmiany.
Czasami nie ma konkretnego powodu, dla którego pracownicy opierają się zmianom. Po prostu brakuje im cech wymaganych do łatwego przystosowania się do zmieniających się okoliczności. Kiedy tak się dzieje, opór może rozprzestrzeniać się i zmniejszyć zaangażowanie pracowników, a to wpłynie na produktywność całej organizacji. Postaraj się wyznaczyć liderów wewnętrznych, którzy są entuzjastycznie nastawieni do zmian i posiadają silne umiejętności komunikacyjne. To oni mogą okazać się dodatkowym i skutecznym wsparciem dla Twoich działań komunikacyjnych.
Uwzględnij pracowników w procesie zmian. Zainwestuj w ich rozwój i zapewnij im narzędzia potrzebne do skutecznego radzenia sobie z nowymi wyzwaniami.
Ważne jest, aby pamiętać, że zarządzanie zmianą to proces ciągły. Realizując projekt wdrożenia systemu ERP bądź otwarty na feedback pracowników i reaguj na ich obawy i sugestie. Zapewnij transparentną komunikację i udział w podejmowaniu decyzji. Również budowanie pozytywnej atmosfery zmian, pokazywanie korzyści wdrożenia ERP może przynieść pozytywne rezultaty, łagodzić opór i obawy związane z nadchodzącymi, nowymi realiami. Budowanie zaangażowania w projekcie, dostarczanie jasnych informacji, szkolenia oraz wsparcie techniczne pomoże w przyspieszeniu adaptacji do tych zmian.
