ERP – ile trwa wdrożenie systemu?
ERP – ile trwa wdrożenie systemu? Zakup systemu tej klasy to strategiczna decyzja, a realizacja wdrożenia to złożony i angażujący projekt. Ważne jest by główne jego cele były dobrze przemyślane, a trafny wybór systemu i integratora realnie przyczynił się do uzyskania optymalizacji procesów, w kluczowych obszarach.
W końcu myśląc o optymalizacji, myślimy o wzroście rentowności i rynkowej przewagi.
Szybko, dobrze, tanio?
Niemożliwe.
Proces wdrożenia jest złożony i zależy od wielu zmiennych. Precyzyjne oszacowanie czasu nie jest prostym zadaniem. Realnie – zależy on od różnych czynników, a analizując doświadczenia przedsiębiorstw, często z różnych przyczyn, ulega wydłużeniu na etapie realizacji projektu.
Dlatego bardzo ważne jest, by wdrożenie systemu ERP zaplanować, zgodnie z indywidualnymi potrzebami i możliwościami prowadzonego biznesu. Jeśli zaplanujesz je w okresie intensywnej realizacji kluczowych dla firmy projektów – nie spodziewaj się terminowej realizacji wdrożenia.
Myśl realnie, bo ustalenie niemożliwego do realizacji harmonogramu prac, ostatecznie dodatkowo obciąży założony budżet i wydłuży czas realizacji projektu. Zatem, żeby wdrożenie spełniło nasze oczekiwania, a nie okazało się przysłowiowym ‘strzałem w stopę’ dla bezpieczeństwa i równowagi firmy, trzeba wypracować realne założenia i dobrze się przygotować.
Wielkość ma znaczenie.
Czas wdrożenia narzędzia, w głównej mierze zależy od wielkości przedsiębiorstwa (jeden lub wiele oddziałów) i obszarów wdrożenia. Musisz jasno wyznaczyć kluczowe obszary i procesy biznesowe oraz te, których realizację można odsunąć w czasie. W zależności od wyznaczonych celów, w łatwy sposób określisz ilość modułów, które muszą być wdrożone. Dostosowanie funkcjonalności, czy parametrów w przypadku gotowych elementów systemu będzie tańsze niż pisanie ich na nowo. Jeśli jednak w Twojej firmie, istnieją unikalne procesy, to niewątpliwie potrzebny będzie dodatkowy czas na ich doprojektowanie.
Moda czy wygoda?
Chmura vs. on-premise. Obok wyboru systemu ERP, musisz też zdecydować w jakim modelu zrealizujesz wdrożenie. Jeśli wdrożenie jest lokalne, potrzebny będzie czas na przygotowanie infrastruktury. Musisz ocenić i ewentualne uzupełnić niezbędne zasoby i zadbać o ich konfigurację. W przypadku wykorzystania technologii chmurowej, nie ma potrzeby inwestowania w infrastrukturę, a sama usługa jest dostępna ‘od ręki’, zatem czas wdrożenia może okazać o wiele krótszy.
Zakup serwerów, sprzętu i zatrudnienie informatyków, dla wielu firm może okazać się barierą finansową, a chmura – choć pozwala ograniczyć początkowe koszty – nie jest dla każdego. Może nie być trafionym rozwiązaniem w przypadku firm ze skomplikowanymi operacjami i wymagać obszernego, indywidualnego dostosowania. Każda aktualizacja chmury może też rodzić niepożądane skutki. Warto więc realnie rozważyć za i przeciw.
Informuj i angażuj. Postaw na ludzi.
Nie bez znaczenia, dla toku realizacji całego projektu, jest ścisła współpraca zespołów projektowych. Dlatego bardzo ważne jest wyznaczenie właściwych osób do zespołu, którego zadaniem będzie sprawna współpraca z integratorem systemów, w poszczególnych obszarach i w kolejnych etapach realizacji wdrożenia. Tylko efektywna komunikacja i systematyczne spotkania zespołów, pozwolą pogodzić oczekiwania z możliwościami i ustalić priorytety całego projektu. Trzeba też pamiętać, że osoby realizujące projekt, mają nadal swoje codzienne funkcje i zadania.
Mówiąc o ludziach, trzeba pamiętać, jak ważne są szkolenia i budowanie zaangażowania pracowników, którzy będą pracować na nowym narzędziu. To od nich zależy czy system będzie wykorzystany zgodnie z przeznaczeniem i jego pełnymi możliwościami.
Im krócej, tym taniej…
krócej i taniej, nie znaczy dobrze.
Wdrożenie to złożony proces i tu zderzają się dwie perspektywy. Oczekiwania i możliwości.
Dla integratora czy dostawcy systemu priorytetem będzie jakość wdrożenia. Chcąc uruchomić bazową wersję narzędzia, skupi się na realizacji poszczególnych etapów i zadań. Uporządkowanie i przygotowanie firmowych danych, implementacja systemu, dostosowania, migracja i konwersja danych, testy, korekty, szkolenia – na to musi być czas po obu stronach.
Sukces wdrożenia można ogłosić, jeśli system będzie działał poprawnie w każdym obszarze. Jeśli będzie obsługiwany przez dobrze przygotowanych do pracy i samodzielnych pracowników przedsiębiorstwa.
Raz a dobrze!
Z perspektywy przedsiębiorcy często spotykamy się z wyobrażeniem, że normalna praca będzie możliwa bez korekt i narzędzie powinno skutecznie działać natychmiast. Nie wszystko jednak można przewidzieć na etapie analizy i planowania. Przedsiębiorstwo ma osiągnąć policzalne korzyści z optymalizacji kluczowych procesów. Ze wszystkim co zaskoczy podczas wdrożenia, trzeba będzie sobie poradzić. Tu nie ma miejsca na niedociągnięcia i błędy. Za pośpiech też zapłacisz dwa razy…
Podsumowując.
Tak – masz wpływ na długość wdrożenia!
To, co z całą pewnością możesz zrobić, to dobrze wcześniej przygotować się do wdrożenia.
- Zacznij od zebrania informacji i potrzeb od osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary w swojej firmie. To pozwoli na szybkie określenie głównych celów i ewentualne doprecyzowanie ich z wybranym integratorem.
- Staraj się dość precyzyjnie wybrać narzędzie sam lub przy udziale doradcy. Narzędzie, które wybierzesz powinno zawierać jak najszerszy zestaw gotowych modułów z funkcjonalnościami, które znajdą zastosowanie w obszarach, które wskażesz za istotne. Jeśli masz wątpliwości, poproś dostawcę o szczegółowe prezentacje systemu i przetestuj wersję demo.
- Zaplanuj wdrożenie, w optymalnym dla firmy czasie i przygotuj budżet.
- Uporządkuj i przygotuj dane oraz uzupełnij wszystkie brakujące zasoby.
- Przemyśl, kto znajdzie się w zespole projektowym, który sprawnie skomunikuje się z zespołem prowadzącym wdrożenie.
