Rozwiązania / enova365 – ERP dopasowany do potrzeb Twojej firmy

enova365 Workflow – elektroniczny obieg dokumentów

Moduł Workflow jest integralną częścią systemu enova365.
Dzięki temu część codziennej pracy, zlokalizowanej w innych
elementach systemu, możesz wykonywać również z poziomu
tego modułu. Twoją praca może być zautomatyzowana i intuicyjna.

Dzięki sprawnym procesom usprawnisz obieg dokumentów, oszczędzisz
czas oraz zwiększysz efektywność pracy.

Czytaj dalej

Przejrzysty system i intuicyjna nawigacja. Lista zadań operatora i statusy zadań

Podglądy, powiadomienia, podpowiedzi i harmonogramy

Definiowane i automatyzacja zadań oraz czynności wykonywanych cyklicznie

Kontrola procesów z każdego miejsca dzięki dostępom z urządzeń mobilnych

Automatyczne zarządzanie systemem obiegu dokumentów pozwoli Ci zaoszczędzić czas oraz zwiększyć efektywność pracy.

Po uruchomieniu systemu w panelu użytkownika pojawia się wygodna w nawigacji lista zadań wraz z terminem ich ważności. System Workflow wyposażony jest w automatyczne powiadomienia oraz generuje powiadomienia o dodaniu nowego zadania dla konkretnego użytkownika.
Po wybraniu zadania z listy powiadomień, na ekranie pojawi się formularz kreatora. Znajdziesz w nim zestaw kroków do uzupełnienia. Po wykonaniu każdego kroku oznaczasz go jako zakończony. W ten sposób masz pod kontrolą etapy realizacji zadań i wybranych procesów.
Zadanie zostanie oznaczone jako zrealizowane, gdy zakończysz pracę z kreatorem. Jeśli zostaną spełnione określone warunki, proces przechodzi do kolejnego etapu.
System Workflow umożliwi Ci zdefiniowanie warunków, jakie muszą być spełnione, aby zadanie zostało oznaczone jako zrealizowane. Może to być na przykład wiadomości e-mail lub SMS, przekazanie zadania kolejnemu użytkownikowi lub zatwierdzenie dokumentu.
Edytor Procesu, w jaki został wyposażony system Workflow, daje Ci możliwość inicjowania dowolnego procesu z poziomu listy. Następnie możesz obserwować postępy w jego realizacji.

Edycja procesów i zastępstwa

System Workflow zagwarantuje Ci, że zadania trafią do odpowiednich osób, również w przypadku dużej rotacji pracowników lub okresów urlopowych. System wylicza zastępstwa na podstawie wniosków urlopowych i innych zgłoszonych form nieobecności.

System Workflow automatycznie przesyła dokumenty do właściwych osób zgodnie ze strukturą firmy.
Workflow umożliwi Ci śledzenie kolejnych kroków przetwarzania dokumentów – na każdym etapie procesu.
Mobilna wersja systemu Workflow umożliwi Ci kontrolę organizacji pracy firmy i płynność procesów, niezależnie od miejsca, w jakim się znajdujesz.

Przepływ i ewidencja dokumentów

W obszarze Workflow enova365 znajdziesz również system zarządzania dokumentami. DMS (Document Management System) to zestaw narzędzi o charakterze ewidencyjnym. Dzięki nim zadbasz o odpowiednią organizację i uporządkowanie najważniejszych informacji.

System DMS w obszarze Workflow

Wspiera czynności związane z przechowywaniem, porządkowaniem i archiwizacją danych. Posiada też opcje ułatwiające wprowadzanie dokumentów do systemu. Wszystkie dokumenty będą w jednym miejscu, a to znacząco usprawni elektroniczny obieg dokumentów w całej firmie.

Harmonogram zadań

System Workflow enova365 usprawnia przepływ pracy w firmie. Jednym z narzędzi systemu jest program do harmonogramów. Możesz skonfigurować narzędzie zgodnie z potrzebą i inicjować rozpoczęcie procesu we właściwym czasie. System enova365 dopilnuje, by zadania rozpoczęły się zgodnie z planem.

Harmonogram Zadań w obszarze Workflow posiada wiele funkcji, m.in:

ułatwi Ci odzyskanie należności od dłużnika – system sprawdzi bazę faktur i wybierze z niej te, których termin płatności już upłynął. Wyśle do dłużnika automatyczne powiadomienie w formie wiadomości e-mail.
zapewni Ci o zaplanowanej godzinie, automatyczną aktualizację kursów walut podawanych przez NBP.
umożliwi wysyłanie automatycznych przypomnień o nadchodzącym zadaniu (w formie SMS-a lub e-mail).
wygeneruje specyfikację projektu wraz z fakturą, która trafi do Klienta.

elektroniczny-obieg-dokumentow-DMS-enova365-9

DMS

To szybszy przepływ dokumentów pomiędzy działami i pracownikami oraz szybki wgląd do spraw i dokumentów.

Funkcjonalność modułu enova365 DMS:

enova365 DMS (Document Managment System) to moduł o charakterze ewidencyjnym, który wspiera przechowywanie, porządkowanie dokumentów w rejestrach (przychodzące / wewnętrzne / wychodzące). Wspiera również ewidencjonowanie zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, a także przypisywanie ich do spraw, działów merytorycznych czy też elementów w strukturze organizacyjnej. Posiada opcje ułatwiające wprowadzanie danych do systemu, w tym funkcjonalność OCR (Optical Character Recognition) – służącą do rozpoznawania znaków oraz całych tekstów z plików graficznych oraz PDF.

Możliwości

Zamiast ręcznie wprowadzać dokumenty zewnętrzne, możesz je skanować, system po ich rozpoznaniu poprawnie je zewidencjonuje. Dzięki temu wyeliminujesz błędy i zyskasz czas.
Wszystkie dokumenty zlokalizowane będą w jednym miejscu w formie cyfrowej. Unikniesz błędów i braków dokumentacji.
Ulepszy komunikację i poprawność dokumentacji -praca z dokumentami i ich wymiana między poszczególnymi stanowiskami firmie będzie płynna, wszyscy będą pracować na tych samych wersjach dokumentu.
System zewidencjonuje dokumenty, np. z jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz ze wprawami, które ich dotyczą.

elektroniczny obieg dokumentów DMS enova365 2