enova365 Workflow – elektroniczny obieg dokumentów
Moduł Workflow jest integralną częścią systemu enova365.
Dzięki temu część codziennej pracy, zlokalizowanej w innych
elementach systemu, możesz wykonywać również z poziomu
tego modułu. Twoją praca może być zautomatyzowana i intuicyjna.
Dzięki sprawnym procesom usprawnisz obieg dokumentów, oszczędzisz
czas oraz zwiększysz efektywność pracy.
Automatyczne zarządzanie systemem obiegu dokumentów pozwoli Ci zaoszczędzić czas oraz zwiększyć efektywność pracy.
- Po uruchomieniu systemu w panelu użytkownika pojawia się wygodna w nawigacji lista zadań wraz z terminem ich ważności. System Workflow wyposażony jest w automatyczne powiadomienia oraz generuje powiadomienia o dodaniu nowego zadania dla konkretnego użytkownika.
- Po wybraniu zadania z listy powiadomień, na ekranie pojawi się formularz kreatora. Znajdziesz w nim zestaw kroków do uzupełnienia. Po wykonaniu każdego kroku oznaczasz go jako zakończony. W ten sposób masz pod kontrolą etapy realizacji zadań i wybranych procesów.
- Zadanie zostanie oznaczone jako zrealizowane, gdy zakończysz pracę z kreatorem. Jeśli zostaną spełnione określone warunki, proces przechodzi do kolejnego etapu.
- System Workflow umożliwi Ci zdefiniowanie warunków, jakie muszą być spełnione, aby zadanie zostało oznaczone jako zrealizowane. Może to być na przykład wiadomości e-mail lub SMS, przekazanie zadania kolejnemu użytkownikowi lub zatwierdzenie dokumentu.
- Edytor Procesu, w jaki został wyposażony system Workflow, daje Ci możliwość inicjowania dowolnego procesu z poziomu listy. Następnie możesz obserwować postępy w jego realizacji.
Edycja procesów i zastępstwa
System Workflow zagwarantuje Ci, że zadania trafią do odpowiednich osób, również w przypadku dużej rotacji pracowników lub okresów urlopowych. System wylicza zastępstwa na podstawie wniosków urlopowych i innych zgłoszonych form nieobecności.
- System Workflow automatycznie przesyła dokumenty do właściwych osób zgodnie ze strukturą firmy.
- Workflow umożliwi Ci śledzenie kolejnych kroków przetwarzania dokumentów – na każdym etapie procesu.
- Mobilna wersja systemu Workflow umożliwi Ci kontrolę organizacji pracy firmy i płynność procesów, niezależnie od miejsca, w jakim się znajdujesz.
Przepływ i ewidencja dokumentów
W obszarze Workflow enova365 znajdziesz również system zarządzania dokumentami. DMS (Document Management System) to zestaw narzędzi o charakterze ewidencyjnym. Dzięki nim zadbasz o odpowiednią organizację i uporządkowanie najważniejszych informacji.
System DMS w obszarze Workflow
Wspiera czynności związane z przechowywaniem, porządkowaniem i archiwizacją danych. Posiada też opcje ułatwiające wprowadzanie dokumentów do systemu. Wszystkie dokumenty będą w jednym miejscu, a to znacząco usprawni elektroniczny obieg dokumentów w całej firmie.
Harmonogram zadań
System Workflow enova365 usprawnia przepływ pracy w firmie. Jednym z narzędzi systemu jest program do harmonogramów. Możesz skonfigurować narzędzie zgodnie z potrzebą i inicjować rozpoczęcie procesu we właściwym czasie. System enova365 dopilnuje, by zadania rozpoczęły się zgodnie z planem.
Harmonogram Zadań w obszarze Workflow posiada wiele funkcji, m.in:
- ułatwi Ci odzyskanie należności od dłużnika – system sprawdzi bazę faktur i wybierze z niej te, których termin płatności już upłynął. Wyśle do dłużnika automatyczne powiadomienie w formie wiadomości e-mail.
- zapewni Ci o zaplanowanej godzinie, automatyczną aktualizację kursów walut podawanych przez NBP.
- umożliwi wysyłanie automatycznych przypomnień o nadchodzącym zadaniu (w formie SMS-a lub e-mail).
- wygeneruje specyfikację projektu wraz z fakturą, która trafi do Klienta.
DMS
To szybszy przepływ dokumentów pomiędzy działami i pracownikami oraz szybki wgląd do spraw i dokumentów.
Funkcjonalność modułu enova365 DMS:
enova365 DMS (Document Managment System) to moduł o charakterze ewidencyjnym, który wspiera przechowywanie, porządkowanie dokumentów w rejestrach (przychodzące / wewnętrzne / wychodzące). Wspiera również ewidencjonowanie zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, a także przypisywanie ich do spraw, działów merytorycznych czy też elementów w strukturze organizacyjnej. Posiada opcje ułatwiające wprowadzanie danych do systemu, w tym funkcjonalność OCR (Optical Character Recognition) – służącą do rozpoznawania znaków oraz całych tekstów z plików graficznych oraz PDF.
Możliwości
- Zamiast ręcznie wprowadzać dokumenty zewnętrzne, możesz je skanować, system po ich rozpoznaniu poprawnie je zewidencjonuje. Dzięki temu wyeliminujesz błędy i zyskasz czas.
- Wszystkie dokumenty zlokalizowane będą w jednym miejscu w formie cyfrowej. Unikniesz błędów i braków dokumentacji.
- Ulepszy komunikację i poprawność dokumentacji -praca z dokumentami i ich wymiana między poszczególnymi stanowiskami firmie będzie płynna, wszyscy będą pracować na tych samych wersjach dokumentu.
- System zewidencjonuje dokumenty, np. z jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz ze wprawami, które ich dotyczą.
Skontaktuj się z nami
Wypełnij formularz, jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat systemów
wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem. Nasz Doradca skontaktuje się z Tobą.
