Go-live w projektach wdrożeniowych ERP. Jak to zrobić bezboleśnie?
Jednym z kamieni milowych w każdym projekcie wdrożenia systemu klasy ERP jest go-live.
Jest to dzień, w którym organizacja rozpoczyna eksploatację produkcyjną nowego systemu ERP.
Rozpoczyna się regularna rejestracja zdarzeń gospodarczych w nowym systemie z jednoczesnym wygaszaniem poprzedniego.
Dzień ten jest na tyle trudny w organizacji, że jego skuteczne przeprowadzenie wymaga przygotowanego wcześniej scenariusza, który organizacja wdrażająca nowy system opracowuje z co najmniej kilkutygodniowym wyprzedzeniem wspólnie z dostawcą systemu ERP. Trzeba dokonać przeglądu planu migracji danych, zaplanować przerwy w pracy konkretnych wydziałów zakładu i określić dostępność zasobów ludzkich po obu stronach, opracować plan asysty powdrożeniowej, czyli nadzoru nad eksploatacją.
Jednak stawiamy sobie pryncypialne pytanie, na które trzeba odpowiedzieć to: Czy odpalamy wszystkie moduły systemu jednocześnie czy dzielimy uruchomienie na etapy?
Obydwa podejścia są obarczone ryzykiem, które trzeba przeanalizować przed podjęciem decyzji.
Decyzja powinna zapadać zawsze w organizacji wdrażającej, ponieważ to tutaj leży obowiązek zachowania ciągłości realizacji procesów biznesowych. Parametry projektowe, które należy uwzględnić to czas i budżet (ile mamy czasu i pieniędzy na uruchomienie), natomiast parametry biznesowe to wielkość organizacji, złożoność procesów biznesowych i przede wszystkim przygotowanie organizacyjne i mentalne pracowników do wdrożenia zmiany.
Go- live jednoczesny dla wszystkich modułów ERP.
Zaletą tego sposobu jest fakt, że uruchomienie przebiega jeden raz, co eliminuje wielokrotny stres organizacji przy implementacji zmiany. Metoda jednoczesnego go-live całego systemu jest trudna, ale przeprowadzona skutecznie daje znacznie szybszy efekt pracy całej organizacji “po nowemu”, redukując czas wystąpienie dodatkowego obciążenia zasobów. Metoda ta nakłada konieczność zapewnienia przez dostawcę systemu ERP dużego zespołu wsparcia, aby każdy użytkownik w tym samym momencie mógł korzystać z doświadczenia konsultantów.
Metoda pełnego go-live sprawdza się (lub wręcz jest konieczna), gdy organizacja nie może sobie pozwolić czasowo na wdrożenie etapowe, ale dysponuje relatywnie wysokim budżetem na zapewnienie wsparcia jednocześnie we wszystkich działach.
Zaletą pełnego go-live jest niewątpliwie (i jest to oszczędność) integralność pozyskiwanych w ten sposób danych w systemie. Dane wprowadzane w obszarach zakupów, magazynów, produkcji i sprzedaży są wzajemnie spójne, księgowość “widzi” od razu pełen obrót gospodarczy a wynagrodzenia pracowników oparte są na danych z produkcji.
Mówiąc krótko: takie rozwiązanie nie wymaga interfejsów komunikacyjnych pomiędzy wieloma programami jednocześnie. Przy tej metodzie łatwo jednak o błąd w planowaniu go-live co w połączeniu z reaktywną identyfikacją ryzyk może przynieść efekt w postaci nieudanego startu systemu.
Go- live przeprowadzany etapami.
Etapowość uruchomienia jest zawsze spokojniejsza go-live jednoczesnego. Wymaga (jak każdy etap w projekcie) precyzyjnego planu, w którym koniecznie należy uwzględnić interakcje pomiędzy obszarami. Jeśli moduł finansowo księgowy uruchamiamy bez magazynów i sprzedaży to musimy opracować plan zasilenia nowej FK z innych eksploatowanych jeszcze obszarów. Takie podejście wymaga często wykonania dodatkowych, tymczasowo działających interfejsów wymiany danych z innymi systemami, co wpływa na koszt projektu, wymagając dodatkowych analiz, programowania i testów.
Metoda etapowa powoduje, że start całości systemu jest rozłożony w czasie, a przez to spokojniejszy. Dostawca angażuje w start pojedynczych modułów mniejsze zasoby, co rozkłada w czasie koszty wsparcia.
Go-live optymalnie.
Złotym środkiem wydaje się metoda pośrednia. Uruchamiamy jednocześnie kluczowe moduły systemu, które powinny z perspektywy procesowej pracować równolegle, a inne mniej istotne obszary funkcjonalne odsuwamy na kolejne etapy. Na przykład moduły finansowo księgowy, magazynowy i sprzedażowy oraz elementy zarządzania MRP i zleceniami produkcyjnymi uruchamiamy jednocześnie, a elementy związane z planowaniem produkcji i sprzedaży, elementy CRM i B2B/B2C w kolejnych etapach. Na końcu, po uzyskaniu w systemie wielomiesięcznej struktury danych, uruchamiamy pierwsze analizy BI.
Takie podejście wydaje się optymalne zarówno dla dużych, jak i małych wdrożeń. Opracowanie planu uruchomienia jest i w tym przypadku konieczne i wymaga dużego zaangażowania ze strony dostawcy na gruncie architektury całości rozwiązania. Kluczowa jest tutaj rola architekta rozwiązania po stronie dostawcy (czasem zwanego business solution owner), gdyż to on zna najlepiej funkcje i możliwości wdrażanego systemu, a jego business acumen pozwala rekomendować właściwe elementy planu uruchomienia.
Autor: Dawid Paruzel – Dyrektor działu wdrożeń i realizacji usług ERP
Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji i potrzebujesz wsparcia w zakresie wyboru i wdrożenia systemu ERP – napisz do nas