Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?

Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP? Wdrożenie odpowiednio dobranego systemu ERP to decyzja strategiczna, która choć wiąże się ze sporym wydatkiem, znacząco zwiększy efektywność pracy, poprzez możliwość optymalizacji kluczowych dla przedsiębiorstwa procesów biznesowych.

Przy wyborze systemu nie kieruj się najniższą ceną, wydatki związane z nowym systemem, traktuj jak inwestycję.

Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP i na co zwrócić uwagę wybierając rozwiązanie i dostawcę?

Wielkość przedsiębiorstwa.

W przypadku małych nieskomplikowanych przedsiębiorstw, gdzie podstawowa działalność nie opiera się na skomplikowanych procesach, łatwiej jest sięgnąć po rozwiązania gotowe. Takie rozwiązanie nie wymaga skomplikowanego procesu wdrożenia, a samo narzędzie nie ma wygórowanej ceny. Bardziej rozbudowane systemy ERP odpowiadają na potrzeby przedsiębiorstw o bardziej zróżnicowanych procesach i specyficznych potrzebach. Tu obszar wdrożenia i budżet trzeba dobrze przemyśleć i zaplanować, by realne koszty nie były zaskoczeniem.

Model licencjonowania programu.

Masz możliwość wyboru modelu licencjonowania, w zależności od tego jakie rozwiązanie będzie właściwe dla specyfiki Twojej firmy,

• możesz wybrać licencje stanowiskowe – udzielane w oparciu o ilość stanowisk, na których instalowany będzie system
• licencje modułowe – udzielane na podstawie ilości użytkowników pracujących na danym module
• lub licencje serwerowe – określające liczbę jednoczesnych użytkowników

Najkorzystniejszym modelem jest bezterminowa licencja serwerowa. Koszt jej zakupu zależny jest od ilości jednoczesnych użytkowników programu. Dostęp do zasobów określony jest uprawnieniami i zależnie od potrzeby możemy zwiększyć obszary kompetencji pracowników, bez potrzeby zakupu dodatkowych licencji. Licencja serwerowa pozwala na pracę ograniczonej liczby użytkowników w czasie. Jest to niewątpliwa zaleta w warunkach pracy zmianowej lub w sytuacji kiedy pracownik nie musi być zalogowany przez cały dzień pracy, a jedynie czasem korzysta z systemu. Całkowity koszty zakupu licencji serwerowej poznasz już na początku wdrożenia systemu ERP.

ERP na lokalnych serwerach lub w chmurze.

Wybierając najlepsze rozwiązanie dla firmy, należy wziąć pod uwagę koszty zakupu i utrzymania infrastruktury oraz bezpieczeństwo firmowych danych. Koszt zakupu serwerów i licencji bazodanowych może okazać się znaczący i trzeba będzie go ponieść już na samym początku wdrożenia. Przechowywanie danych w chmurze wiąże się natomiast, ze stałymi opłatami naliczanymi przede wszystkim na podstawie ilości wykorzystanej przestrzeni, typu usługi, miejsca przechowywania, wydajności transferu danych czy innych czynników.
Chmurowe licencje systemów ERP dają możliwości wyboru różnych pakietów funkcjonalności, jednak należy pamiętać, że o powodzeniu wdrożenia systemu ERP decyduje też możliwość rozbudowy lub zmiany standardowych funkcjonalności i dostosowanie ich do specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa, a to rozwiązaniu chmurowym nie zawsze jest możliwe.

Infrastruktura

Trzeba również pamiętać, że wdrożenie ERP często wiąże się z koniecznością uzupełnienia infrastruktury sprzętowej (np.: zakupu serwerów, komputerów, drukarek i innych) oraz zakupu systemów operacyjnych i oprogramowania bazodanowego. Konieczne będzie też rozwiązanie dla backupu danych, oprogramowanie antywirusowe oraz dostęp do wydajnego internetu. Dlatego dobrze oszacuj posiadane zasoby. Dzięki temu będziesz świadomy w jakim obszarze należy je uzupełnić.

Rodzaj systemu.

Myśląc o rozwiązaniu dla swojego przedsiębiorstwa, dokładnie przemyśl jakich funkcjonalności realnie potrzebujesz. Czy system ma mieć szerokie, zaawansowane możliwości konfiguracji czy większość procesów może zostać obsłużona przez funkcjonalności systemu modułowego. Oczywiście, jeśli przedsiębiorstwo nie wymaga unikatowych funkcjonalności, tańszym rozwiązaniem będzie wybór systemu modułowego, z możliwością rozwoju lub uzupełniania o kolejne moduły w czasie i w miarę potrzeb.

Funkcjonalność i skalowalność systemu ERP.

Pamiętaj, że poza spełnieniem oczekiwań bieżących, system powinien być na bieżąco aktualizowany przez producenta i mieć możliwości rozwoju w przyszłości. Wraz z rozwojem Twojej firmy, mogą pojawić się dodatkowe potrzeby i system powinien pozwolić na wprowadzenie nowych funkcjonalności. Dlatego wśród cech jakie powinien posiadać, należy zwrócić uwagę na to czy:

•  istnieje możliwość późniejszego zaimplementowania dodatkowych modułów,
•  możliwa jest integracja z innymi systemami, co daje możliwość przechowywania wszystkich danych w jednej bazie,
•  oparty jest o technologię, która zapewnia właściwą wydajność,
•  posiada niezbędne funkcjonalności, które umożliwiają zarządzanie firmą i wykonywanie codziennych zadań.

Wybór dostawcy.

Sprawne porównanie funkcjonalności, możliwe będzie jeśli stworzysz krótką charakterystykę swojej firmy / branży. Dzięki temu określisz najważniejsze potrzeby, procesy i sposób przepływu dokumentacji. Staraj się wybrać kilku dostawców oferujących rozwiązania dla konkretnych procesów. Na podstawie Twojej charakterystyki, dostawcy przygotują swoją ofertę, dostosowaną do niezbędnych i kluczowych obszarów działalności firmy. Pamiętaj, że wybór wśród dużej ilości oferentów, generuje dodatkowe koszty oraz angażuje cenny czas.
Przed ostatecznym wyborem sprawdź doświadczenie, referencje i opinie o swoim dostawcy.

Wdrożenie.

Jasne określenie zakresu wdrożenia pozwala uniknąć niedomówień i nieprzewidzianych kosztów związanych z procesem. Kompletna usługa wdrożeniowa powinna obejmować:

• analizę przedwdrożeniową
• instalację systemu ERP
• konfigurację i migrację danych
• szkolenie pracowników
• implementację i integrację z innymi systemami

Dobra analiza przedwdrożeniowa to podstawa udanego wdrożenia.
Diagnoza aktualnych procesów, obszary transformacji lub do likwidacji, optymalizacja i nowe procesy oraz zebranie informacji ze strategicznych obszarów są podstawą do określenia funkcjonalności systemu ERP oraz ważnym elementem wyceny całego projektu.

Synergia działań decyduje o sukcesie projektu.
Ważne jest Twoje zaangażowanie w poszczególne etapy, bo projekt wymaga współpracujących ze sobą stron – doświadczonego zespołu wdrożeniowego oraz świadomego i sprawnego zespołu projektowego po stronie przedsiębiorstwa. Zatem, to obok zobowiązań obu stron, również współodpowiedzialność za sukces całego projektu.

Czas to też pieniądz.
Pamiętaj, że Twój zespół roboczy, oddelegowany do projektu – odpowiedzialny za koncepcję systemu zgodną z celami biznesowymi, transfer wiedzy, testy czy szkolenia – ma też codzienne zadania do wykonania. Dopilnuj więc, by zobowiązania obu stron wykonywane były zgodnie z harmonogramem i w ustalonym czasie.

Serwis, usługi powdrożeniowe i gwarancje.

Należy pamiętać, że decyzja o wyborze rozwiązania i dostawcy wiąże się z obsługą powdrożeniową i serwisem. Tu trzeba jasno ustalić dostępność, warunki i zasady współpracy. Warto ustalić pakiety zdalnego, indywidualnego wsparcia żeby uzyskać szybką, sprawną pomoc konsultantów i uniknąć przestojów.
Określ też warunki gwarancji, ustal zasady tzw. upgrade’u do nowej wersji systemu oraz każdorazowe zapewnienie zgodności do zmieniających się przepisów, bo może się okazać, że każdy rozwój funkcjonalności jest dodatkowo płatny.

Planujesz wdrożenie systemu ERP i chcesz uniknąć ryzyka poniesienia zbędnych kosztów?
Nasz doradca udzieli Ci wsparcia.