Producent rozwiązania, integrator systemów (SI) czy firma z wartością dodaną (VAR) – z kim wdrożyć ERP (2)
Jak już pisaliśmy w części pierwszej artykułu – wybór firmy do wdrożenia systemu ERP zależeć powinien od kilku kluczowych czynników, takich jak rozmiar i specyfika działalności Twojej firmy, budżet, oczekiwania co do funkcjonalności itp.
Pamiętaj, że wybór odpowiedniej firmy to klucz do sukcesu wdrożenia systemu ERP, dlatego dokładnie przeanalizuj różne opcje i porozmawiaj z kilkoma potencjalnymi partnerami, zanim podejmiesz decyzję.
Realizując projekty informatyczne, możesz brać pod uwagę współpracę zarówno z dostawcą rozwiązania, integratorem systemów (SI), jak i firmą z wartością dodaną (VAR). Są między nimi znaczące różnice, o których warto wiedzieć i podejmując decyzję o współpracy, pamiętać. Każdy z modeli współpracy ma też swoje zalety i wady.
Ważne jest, by wybrać doświadczoną firmę, która obok najlepszych narzędzi oferuje wsparcie techniczne i jest w stanie zrozumieć potrzeby Twojej firmy. Rozważ różne opcje i porównaj je ze sobą przed podjęciem ostatecznej decyzji. Warto też poznać opinie klientów, którzy wcześniej korzystali z usług danej firmy.
Zatem, na jaką firmę się zdecydować – producenta rozwiązania, integratora systemów (SI) czy firmę z wartością dodaną (VAR)?
Poniżej znajdziesz kilka potencjalnych przewag i trudności, jakie niesie za sobą podjęcie współpracy w różnych modelach.
Producent systemu ERP
1. Gotowe rozwiązanie:
Producenci systemów ERP oferują gotowe rozwiązania, które są łatwe do wdrożenia i jeśli wymagania klienta nie są nietypowe, narzędzie często nie wymaga dodatkowych dostosowań i modyfikacji. Producent w pełni ponosi odpowiedzialność za tworzenie, wdrażanie i udostępnianie oprogramowania. Ponadto odpowiedzialny jest za:
- Szybki rozwój i aktualizacje oprogramowania:
Producent ERP może szybko reagować na zmieniające się potrzeby rynku i specyficzne potrzeby branż. Może wprowadzać nowe funkcje i aktualizacje oprogramowania. - Zgodność oprogramowania z najnowszymi standardami i przepisami:
Producent dba o to, aby jego oprogramowanie było zgodne z najnowszymi standardami branżowymi oraz z wymaganiami prawno-podatkowymi.
2. Zintegrowane rozwiązanie:
Producenci oferują kompleksowe rozwiązania w modułowej budowie, dzięki czemu narzędzia obejmują wiele funkcjonalności dla poszczególnych obszarów działalności (np. zarządzanie finansami, magazynem i produkcją, sprzedażą, transportem), a to pozwala na lepszą koordynację działań w przedsiębiorstwie o nieskomplikowanych procesach. W przypadku wdrożenia systemu ERP z producentem oprogramowania istnieje też większa szansa na lepszą integrację z innymi jego narzędziami i systemami, co może zapewnić lepszą wydajność i spójność danych.
3. Mniejsze ryzyko błędów:
Wdrożenie systemu ERP z producentem może pomóc w uniknięciu błędów wynikających z niestandardowego lub nieprawidłowego wdrożenia.
4. Wsparcie techniczne:
Producenci ERP mają doświadczenie w tworzeniu i aktualizowaniu systemów ERP, oferują kompleksowe wsparcie techniczne w obrębie swojego oprogramowania, co oznacza, że w przypadku problemów klienci mają bezpośredni dostęp do pomocy twórcy oprogramowania i mogą szybko rozwiązywać problemy. Producenci będą również mieli lepszą wiedzę o funkcjonalnościach i sposobach wykorzystania swojego systemu ERP.
5. Stabilność i niezawodność:
Dostawcy systemów ERP mają stabilną infrastrukturę i zaplecze techniczne, które umożliwia utrzymanie ciągłości działania systemu i zapewnia odpowiednią wydajność.
6. Bezpieczeństwo:
Producenci systemów ERP zatrudniają wykwalifikowaną kadrę ds. bezpieczeństwa i mają wdrożone wysokie standardy bezpieczeństwa. Przestrzegają surowych norm i regulacji oraz inwestują w bezpieczeństwo swojego oprogramowania, aby zapewnić danym klientów ochronę przed atakami i innymi zagrożeniami.
Wśród trudności i wad pojawiających się w takim modelu współpracy możemy wymienić:
1. Brak konkurencji i wyższy koszt wdrożenia:
Wybierając dla współpracy producenta systemu ERP, możesz mieć ograniczony dostęp do alternatywnych rozwiązań lub technologii, które mogłyby lepiej zabezpieczyć Twoje potrzeby. Wdrożenie z producentem może też wiązać się z wyższymi kosztami, ponieważ producent, nie mając konkurencji, może narzucić wyższe ceny za swoje usługi.
2. Brak elastyczności:
Producent może mieć tendencję do narzucania swojego rozwiązania bez uwzględnienia indywidualnych potrzeb firmy. Może też mieć mniejszą elastyczność w zakresie konfiguracji systemu.
3. Wąski obszar usług:
Trzeba też pamiętać, że producent oprogramowania nie zawsze oferuje usługi wdrożeniowe swojego systemu. Często z uwagi na brak wystarczających zasobów wewnętrznych, specjalistów od wdrożeń, czy ograniczone zasoby finansowe, producenci skupiają się wyłącznie na rozwoju i sprzedaży oprogramowania, a wdrożenie pozostawiają klientom lub zlecają zewnętrznym firmom wdrożeniowym.
Integrator systemów (SI)
1. Indywidualne podejście do klienta:
Integrator systemów ERP może zaproponować modyfikacje rozwiązania, tak, by dostosować je do specyficznych potrzeb klienta wychodzących poza obszar podstawowej funkcjonalności i standardowej budowy narzędzia. Zatem, dostosuje oprogramowanie i procesy biznesowe do unikalnych potrzeb firmy. Integratorzy systemów ERP mogą lepiej zrozumieć potrzeby klienta, ponieważ są bezpośrednio zaangażowani w cały proces wdrażania i integracji narzędzi. Mają też doświadczenie w tym, jak skutecznie i bezpiecznie wprowadzić system ERP do Twojej firmy, tak, by zminimalizować przestoje i zakłócenia w pracy.
2. Elastyczność i niezależność od konkretnych systemów:
Integratorzy systemów ERP często są związani z systemami ERP różnych producentów, dzięki temu mogą wybrać najlepsze rozwiązanie dla klienta na podstawie jego potrzeb. Mogą być bardziej elastyczni w dostarczaniu rozwiązań, ponieważ nie są ograniczeni jednym produktem czy systemem, mogą dostarczać rozwiązania na podstawie różnych platform i technologii. W odróżnieniu od dostawcy systemów ERP, który będzie promował własne rozwiązania, nawet jeśli nie do końca są najlepsze dla klienta.
3. Zdolność do integrowania różnych systemów:
Obok dostosowania systemu ERP do Twoich potrzeb i specyfikacji, integrator również zintegruje go z infrastrukturą i innymi systemami funkcjonującymi w Twojej firmie. Pomoże też w wyborze i integracji nowych systemów, dostosuje je zależnie od potrzeb przedsiębiorstwa. Sprawna integracja zminimalizuje zakłócenia w działaniu firmy podczas procesu wdrażania.
4. Dostosowanie i rozwój systemu:
SI pomoże klientowi w dostosowaniu i rozwijaniu systemu ERP wraz ze zmieniającymi się w czasie potrzebami przedsiębiorstwa. Nie tylko w obszarze standardowych aktualizacji i poprawek, ale również zależnie od dalszego kierunku rozwoju firmy.
5. Obsługa i wsparcie techniczne:
Integrator systemów ERP może zapewnić klientowi indywidualną obsługę i wsparcie techniczne, które może obejmować kompleksowo szeroki obszar i być bardziej dostosowane do potrzeb klienta niż wsparcie oferowane przez producenta systemu ERP.
6. Szybsze wdrożenie i niższe koszty:
Integrator systemów ERP, dzięki swojemu doświadczeniu i wiedzy na temat specyfik danego rynku, często oferuje szybsze wdrożenie systemu ERP niż producent. Koncentruje się na usłudze i dostosowaniu proponowanego narzędzia, a to przyspiesza proces wdrożenia i minimalizuje koszty. Ponadto już na poziomie oferty może proponować niższe koszty wdrożenia. Po pierwsze dlatego, że chce uzyskać przewagę nad konkurentami, po drugie z uwagi na brak kosztów związanych z samym tworzeniem oprogramowania.
7. Lokalna obecność:
Integratorzy mogą mieć silniejszą regionalną obecność i zrozumienie rynku, dzięki czemu mogą skutecznie dostarczać rozwiązania lokalnym firmom. Mogą również zapewnić szybkie lokalne wsparcie techniczne i szkolenia w zakresie wdrożenia i użytkowania systemu. SI mogą stać się też stałym partnerem firmy, oferując wsparcie w zakresie aktualizacji i rozwoju systemu w przyszłości.
Potencjalne ryzyka związane z wdrożeniem w modelu współpracy z integratorem:
1. Złożone rozwiązania i konieczność korzystania z różnych technologii:
Integratorzy systemów ERP nie mają gotowych rozwiązań własnych, spełnienie indywidualnych oczekiwań klienta wymaga integracji różnych narzędzi, technologii oraz złożonej pracy zespołu projektowego i programistów, co nie pozostaje bez wpływu na koszty.
2. Ryzyko szerokiego zakresu odpowiedzialności:
Integratorzy systemów ERP są odpowiedzialni za cały proces wdrożenia systemu, co obejmuje nie tylko implementację systemu, ale także ew. integrację z innymi narzędziami, szkolenia dla użytkowników, przeprowadzenie testów, migrację danych i wiele innych zadań, a to wymaga szerokiej, specjalistycznej wiedzy i doświadczenia.
3. Ograniczona wiedza na temat całego systemu:
Integratorzy systemów ERP nie mają takiej wiedzy na temat całego systemu ERP, jak producent. Może to prowadzić do problemów w przypadku konieczności rozwoju i modyfikacji systemu.
Mogą też nie mieć dostępu do wszystkich rozwiązań oferowanych przez producenta.
Firma VAR (Value-Added Reseller)
1. Kompleksowe i elastyczne rozwiązania:
Firma VAR może oferować kompleksowe rozwiązania biznesowe, które obejmują nie tylko system ERP, ale także inne narzędzia i aplikacje biznesowe. Mogą dostarczać rozwiązania, które odpowiadają na konkretne potrzeby klienta, w oparciu o różne produkty i technologie. Firma VAR może zaoferować skalowalne rozwiązania, które rosną wraz z rozwojem firmy.
2. Ścisła współpraca z dostawcami i dostęp do wielu rozwiązań:
Firma VAR może współpracować ze światowymi i lokalnymi dostawcami, co pozwala na dostarczenie klientom najlepszych i najnowocześniejszych technologii oraz na uzyskanie preferencyjnych warunków handlowych.
3. Specjalistyczna wiedza:
Specjaliści firm VAR mają wiedzę na temat lokalnych potrzeb biznesowych, mogą mieć szeroką, specjalistyczną wiedzę i doświadczenie w optymalizacji konkretnych procesów, w konkretnych branżach. Pozwala to na dostarczenie kompleksowych rozwiązań przeznaczonych dla danego sektora.
4. Szeroka paleta usług:
Ten rodzaj współpracy daje możliwość zakupu oprogramowania wraz z innymi usługami, w których specjalizuje się VAR. Firmy obok wdrożeń, oferują integrację systemów i technologii, co pozwala na efektywniejsze i bardziej spójne funkcjonowanie całej infrastruktury informatycznej w firmie. Szerszy zakres usług lub dodatkowe narzędzia, zwiększają wartość systemu ERP dla klienta.
5. Wysokiej jakości wsparcie techniczne i poziom obsługi klienta:
Wysokiej jakości wsparcie techniczne i szkolenia dla klientów, mogą przyspieszyć proces wdrożenia i zapewnić płynne funkcjonowanie systemu ERP i całego przedsiębiorstwa. Firmy VAR są bardzo często skoncentrowane na budowaniu trwałych relacji z klientami i oferowaniu im wysokiej jakości usług i obsługi.
6. Łatwiejsza komunikacja:
VAR zwykle oferują bardziej bezpośrednią i skuteczną komunikację z klientem, dzięki czemu lepiej zrozumieją jego potrzeby i oczekiwania, a to pozwala dostosować ofertę do wymagań.
7. Lepsza cena oprogramowania:
VAR mogą też oferować konkurencyjne ceny, ponieważ często mają mniejsze koszty działalności niż dostawcy i integratorzy ERP. Mogą oni także negocjować lepsze ceny z dostawcami oprogramowania, dzięki czemu mogą przekazywać te oszczędności na klientów.
Potencjalne trudności wynikające z wdrożenia systemu ERP z firmą VAR:
1. Wymóg adaptacji:
Trzeba pamiętać, że ze względu na szeroki i specyficzny obszar wdrożenia, działalność firmy może wymagać zmian w organizacji i procesach biznesowych. Często stanowi to duże wyzwanie organizacyjne i trudność dla pracowników.
2. Koszty:
Bywa, że oferta firmy o wartości dodanej może być droższa niż producenta lub integratora systemu ERP. VAR oferuje często kompleksowe rozwiązania, własne narzędzia i technologie oraz dodatkowe usługi doradcze i wsparcie. Wiele zależy od indywidualnych i specyficznych potrzeb i preferencji konkretnego przedsiębiorstwa.
3. Integracja z istniejącymi systemami lub dostosowanie do specyficznych potrzeb:
Wdrożenie systemu ERP może wymagać integracji z istniejącymi systemami informatycznymi firmy lub ich modyfikacji. Jeśli firma VAR nie będzie posiadać odpowiedniej wiedzy i doświadczenia w tym specyficznym obszarze, może to prowadzić do trudności dostosowaniu, integracji systemów i utrudnić lub przedłużyć proces wdrożenie nowego systemu.
Podsumowując – jeśli chcesz uniknąć błędnych decyzji i niepowodzeń, dokładnie przeanalizuj wymagania i cele projektu. Wybierając narzędzie klasy ERP, zastanów się, jakie procesy są kluczowe dla Twojego przedsiębiorstwa i jakie cele biznesowe chcesz zrealizować. Zaangażuj personel i przeanalizuj codzienne procesy, wstępnie wytypuj obszary wymagające optymalizacji. Dokładnie zapoznaj się z doświadczeniem potencjalnych partnerów, przejrzyj ich referencje oraz doświadczenie w podobnej do Twojej branży.
