Praca Hybrydowa enova365 w branży produkcyjnej – case study

Każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę z tego, że poza kosztami wprost policzalnymi, ważnym elementem związanym z budżetem projektu, jest efektywność podejmowanych działań oraz poprawne rozliczenie czasu ich realizacji.

Nasz Klient z branży produkcyjnej poszukiwał rozwiązania na brak możliwości poprawnego i dokładnego rozliczania projektów i czasu pracy pracowników.

Firma zatrudnia kilkuset pracowników, a praca w zakładzie i zlecenia produkcyjne, realizowane są w środowisku wieloprojektowym. Dotychczas, aby ustalić koszty projektów, pracownicy wprowadzali dane ręcznie, na kilku etapach. Nanosili czas pracy na kartoteki pracownicze i dokumentację projektową. Cały proces zajmował kilka dni, przy angażowaniu nawet kilku osób. Następnie dane te były agregowane u kierownika produkcji i ostatecznie przekazywane do Działu Kadr.

Doskonale wiemy, że istotnym czynnikiem wpływającym na sukces projektu i jego rentowność, jest możliwość bieżącego, rzetelnego śledzenia i rozliczania kosztów oraz kontrola czasu pracy na poszczególnych etapach i w całych projektach. Zatem przesłanką do wdrożenia nowego rozwiązania, była potrzeba zoptymalizowania procesów związanych z zarządzaniem projektami i ich kosztami oraz dostarczenie narzędzia umożliwiającego łatwe i skuteczne raportowanie.

Klient poszukiwał więc rozwiązania, które sprawdzi się w obliczu jego specyficznych potrzeb. Systemu, który umożliwi jednocześnie pełną, bieżącą kontrolę czasu pracy pracowników i uwzględni dokładny czas wykonania zadań, w każdym projekcie. Chciał uzyskać pewność, że wszystkie kwestie związane pełnym z rozliczaniem projektów będą w pełni zorganizowane i zautomatyzowane. Dzięki czemu zaoszczędzi czas, uniknie błędów i niepotrzebnego stresu.

Po wykonanej analizie potrzeb klienta zarekomendowaliśmy wdrożenie modułu Praca Hybrydowa systemu enova365, który upraszcza większość procesów do niezbędnego minimum.

W tej chwili proces rejestracji czasu pracy i ewidencja kosztów, w podziale na projekty są w pełni zautomatyzowane.

Pracownik wprowadza swój czas pracy w Kiosku meldunkowym, który znajduje się na hali produkcyjnej. Czas ten jest rejestrowany, na konkretnych zadaniach – utworzonych uprzednio w module Projekty, z dokładnością do pozycji w projekcie.
Zadania utworzone w module Projekty mają również swoje odzwierciedlenie w module Praca Hybrydowa. Dzięki temu czas pracy zarejestrowany w module Praca Hybrydowa jest automatycznie przesyłany do kartoteki pracownika, a Dział Kadr ma dostęp do tych informacji, na bieżąco.
Księgowość natychmiast otrzymuje dane o kosztach wynagrodzeń związanych z konkretnymi projektami na potrzeby rozliczenia miesiąca i naliczenia list płac. Pracownik zarządzający projektami, natomiast może niezwłocznie odczytać informacje o obciążeniu budżetu poszczególnych projektów.

Dla realizacji tego wdrożenia i zabezpieczenia wszystkich potrzeb klienta zastosowaliśmy dodatkowe, precyzyjne narzędzia.

Na potrzeby klienta dodatkowo wykonaliśmy bardziej szczegółową integrację między produkcją a modułem Kadry i Płace. Zależało nam na uzyskiwaniu bardziej szczegółowych informacji na poziomie konkretnych pozycji budżetu projektu, a nie tylko na poziomie rozliczenia całego projektu. Wychodząc naprzeciw tej potrzebie klienta, zespół DPS Systems stworzył aplikację DPS-Karty Pracy.

DPS-Karty Pracy to aplikacja, poprzez którą pracownicy wprowadzają swój czas pracy z dokładnością do pozycji w projekcie oraz z dokładnością do konkretnej operacji w zleceniu produkcyjnym. Zatem po zarejestrowaniu czynności dotyczących czasu pracy, dane te również służą do naliczenia płac. Wprowadzone godziny pracy konkretnego pracownika są opatrzone numerem projektu. Dodatkowo w aplikacji DPS-Karty Pracy można zarejestrować czas pracy z dokładnością do zlecenia produkcyjnego.

Tu należy podkreślić jak bardzo system enova365 jest elastyczny i przyjazny dla integracji z innymi rozwiązaniami, które są odpowiedzią na bardzo szczegółowe i często unikatowe oczekiwania klientów.

Na tym przykładzie również widać, że nasz zespół wdrożeniowy, w oparciu o swoje wieloletnie doświadczenie, jest gotowy do wdrażania systemu enova365, integrowania oraz tworzenia autorskich rozwiązań skrojonych na miarę indywidualnych potrzeb klientów.

Wdrożenie nowych narzędzi to korzyści dla przedsiębiorstwa na wielu poziomach. Co, dzięki tak szczegółowej rejestracji czasu zyskał klient? 

Przede wszystkim, klient oszczędza teraz czas związany z rozliczeniem kosztów projektów, a wypłaty dla działu produkcji realizowane są sprawniej.
Może kontrolować budżet projektu, może też sprawdzić w trakcie miesiąca, w dowolnym dniu – ile dany pracownik przepracował godzin w danym projekcie. Dane dotyczące czasu pracy rejestrowane są źródłowo, czyli informacja o czasie pracy jest wprowadzana do systemu przez pracownika, na bieżąco w miejscu wykonywania pracy i dostępna, w czasie rzeczywistym w jednej bazie na potrzeby działów rozliczeniowych.
Co więcej, dzięki wdrożeniu rozwiązania zaproponowanego przez naszą firmę, można w czasie rzeczywistym uzyskiwać i kontrolować przebieg poszczególnymi faz i prac w projektach. Każde zadanie ma przypisaną liczbę godzin zaplanowaną oraz zrealizowaną. Klient jest w stanie sprawdzić w trakcie miesiąca, w dowolnym dniu – ile dany pracownik przepracował godzin w danym projekcie. Ma też bieżącą, aktualną informację o rentowności prowadzonych projektów. Dzięki temu, w przyszłości wie jak pomyślnie zaplanować budżet, by koszty projektu nie przewyższyły płynących z niego korzyści.
Dzięki wdrożonym narzędziom wyeliminowaliśmy braki w informacjach czy zwykłe błędy ludzkie, wynikające z ręcznego wprowadzania danych z różnych źródeł – tradycyjnych i cyfrowych.

W tym konkretnym wdrożeniu mówimy o integracji i zastosowaniu modułu enova365 Pracy Hybrydowej i naszego autorskiego rozwiązania DPS-Karty Pracy w branży produkcyjnej, ale biorąc pod uwagę infrastrukturę enova365 i specyfikę naszych rozwiązań, możemy myśleć o wdrożeniu tych narzędzi również w firmach o innym, profilu działalności czy branżach.

Tego typu rozwiązania i integracje sprawdzą się w zarządzaniu różnymi projektami – od niewielkich, codziennych praktycznych projektów, po bardzo skomplikowane i złożone, realizowane niezależnie od branży. Wszędzie tam, gdzie codziennością jest praca projektowa i zarządzanie projektami, w którym istotnym elementem jest rozliczenia czasu pracy z podziałem na konkretnych pracowników, zadania, zlecenia, po rozliczanie całych projektów. Takim przykładem może być np. branża budowlana, gdzie obsługa procesów budowy odbywa się często w rozliczeniu godzinowym pracowników i inwestycji.

Podsumowując – enova365 to rozwiązanie dla każdej firmy, która chce mieć pełną kontrolę nad kosztami prowadzonych projektów.

W prowadzonych projektach nie powinno nas nic zaskoczyć, zwłaszcza opóźnienia w realizacji i zwiększone koszty. Mówiąc o tym wdrożeniu, możemy jasno stwierdzić, że dzięki indywidualnemu podejściu naszego zespołu do wdrożenia i elastyczności oferowanych rozwiązań, nasi klienci mogą teraz śledzić postęp i czas realizacji zadań w projekcie, kontrolować jego koszty na każdym etapie oraz optymalnie planować realizację projektów i zleceń w przyszłości.

Katarzyna Ceyza – konsultantka systemu enova365 w DPS Systems – w swojej codziennej pracy, zajmuje się wdrożeniami modułów Księgowość, Kadry i Płace oraz BI, które są elementami systemu enova365. Na co dzień konfiguruje i personalizuje system zgodnie z koncepcją klienta oraz wymaganiami ustawowymi. Szkoli przyszłych użytkowników systemu oraz przekształca i prezentuje dane, w taki sposób, by ułatwić kadrze menedżerskiej podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.

Dowiedz się więcej o korzyściach wdrożenia modułu Praca hybrydowa enova365 w branży produkcyjnej.

   Oglądaj  ERPresso  o  wdrożeniu 

 

Więcej o module Praca hybrydowa

 

Wypełnij formularz jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat narzędzi i współpracy