Systemy informatyczne w przedsiębiorstwach
Systemy informatyczne w przedsiębiorstwach, wszelkiego rodzaju instytucjach i organizacjach są dzisiaj normą. Czymś tak oczywistym i niezbędnym jak, jeszcze kilkanaście lat temu faks. Młodzi ludzie rozpoczynający swoje zawodowe kariery, mają prawo już nie wiedzieć, że kiedyś bez faksu nie dało się prowadzić poważnej firmy.
Ba! Mają prawo nie wiedzieć do czego taki faks służył!
Ewolucja – rewolucja.
O ile era faksów, jak się wydaje – bezpowrotnie minęła, o tyle bez systemów informatycznych nadal nie wyobrażamy sobie „służbowego” życia. Tak jak kiedyś czymś oczywistym w firmie był faks, tak teraz nie da się prowadzić firmy bez ERP, MRP, MES, CAD, CRM, WMS czy innych, niekoniecznie trójliterowych systemów.
Oczywiście na przestrzeni lat systemy te ewoluowały i ewoluują nadal.
Zmieniają się i ciągle rozwijają tak, aby zaspokajać najbardziej nawet, wymyślne potrzeby przyszłych użytkowników. Jednak największa zmiana jaką można dostrzec, dokonała się nie w tych milionach linijek kodów programów komputerowych. Nie w serwerach, procesorach i macierzach dyskowych, ale w świadomości firm i ich pracowników, dla których rzesze programistów piszą mozolnie funkcjonalności, mające zaspokoić nieograniczone wprost oczekiwania.
Tak niedawno, bo na początku lat dwutysięcznych, systemy do Zarządzania Relacjami z Klientem były traktowane jak zbędne, kosztowne gadżety. Jak produkty drugiej albo nawet trzeciej potrzeby. Kiedy prezentowało się potencjalnemu klientowi, że na formatce osoby kontaktowej powiązanej z zarejestrowanym w systemie CRM kontrahentem, można rejestrować informacje nie tylko o jej numerze telefonu, mailu, stanowisku, ale również o zainteresowaniach (np. grze w golfa czy zbieraniu drogich zegarków), spoglądano na prezentującego z ironicznym uśmiechem. Dzisiaj, kiedy organizujemy konferencję dla naszych klientów i chcemy sprawdzić jaką atrakcję dla nich najlepiej przygotować, aby chętniej na konferencję przyjechali – dane o zainteresowaniach zapraszanych osób, zapisane w naszych systemach CRM, są niezwykle cenne. Nikomu nie przyjdzie nawet do głowy, że można byłoby ich nie rejestrować.
To tylko jeden drobny przykład. Tak dzieje się, praktycznie w każdym obszarze funkcjonowania przedsiębiorstwa. Od sekretariatu po zbyt. Jesteśmy coraz bardziej świadomi, nie tylko naszych potrzeb, ale również – albo przede wszystkim – dzisiejszych możliwości systemów informatycznych.
Świadomy wybór.
Skąd ta coraz większa świadomość się bierze? Wpływ na to ma zapewne wiele różnorakich czynników, ale to co jest najcenniejsze, to własne doświadczenia.
Jeszcze kilkanaście lat temu czymś normalnym, aby nie powiedzieć powszechnym, było to, że handlowiec dzwoniący do klienta z pytaniem: „na jakim systemie ERP Państwo obecnie pracują?” uzyskiwał odpowiedź, że „na żadnym”. Często jedynym „systemem informatycznym” używanym przez klientów, w takich przypadkach, były aplikacje pakietu Office.
Obecnie, po raz pierwszy systemy informatyczne kupują jedynie nowo zakładane instytucje i przedsiębiorstwa. Wszystkie istniejące wcześniej, jeśli szukają systemu do zarządzania, to jest to ich drugi, a nierzadko już trzeci system. Oni już przeszli przez trud znalezienia dostawców, wyboru ofert, negocjacji cen i zapisów umów. Później przez piekło wdrożenia, i skoro po tym wszystkim decydują się na wymianę ERP – to najpewniej przeszli również mękę eksploatacji. Oczywiście zdarza się, że powodem wymiany ERP nie są złe doświadczenia – to prawda. Czasami musimy wymienić system, bo ten „stary” przestał nam wystarczać. I nawet jeśli byliśmy z niego zadowoleni – to jednak ma jakieś ograniczenia. Czasami wymiana ERP wiąże się z ruchami kapitałowymi i własnościowymi w firmie. Jeśli gdzieś wchodzi inwestor to bywa, że narzuca taki system, jaki jest w centrali. Bywa, że obecny dostawca systemu, który eksploatujemy znika z rynku i też musimy poszukać czegoś innego.
Producent a doświadczony integrator
Jednak niezależnie od tego, jaki jest powód wymiany ERP, jedno jest pewne – kupując drugi czy trzeci raz, wiemy już jakich błędów nie popełnić. Wiemy na co zwrócić uwagę, co nas bolało i czego oczekujemy. Wiemy czego nam brakowało i to nie tylko w odniesieniu do samego rozwiązania, ale również w stosunku do jego dostawcy.
To co kiedyś wydawało się niewątpliwą zaletą – czyli to, że producent systemu informatycznego również go wdrażał, że klient wiązał się z jednym podmiotem, który system ERP wyprodukował, sprzedał, wdrożył a później serwisował i rozwijał – dzisiaj staje się problemem. Dzisiaj coraz mniej firm chce być uzależnionych od jednego dostawcy w tak ważnej kwestii jak system informatyczny, wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem. Obecnie system (a w zasadzie systemy – bo bardzo rzadko jeden załatwi wszystko) to de facto taki wewnętrzny krwioobieg każdej organizacji. Jeśli przestanie działać albo będzie działał źle, nawet w tylko jednym miejscu – to cała organizacja będzie „chora”. Będzie działała źle.
W dzisiejszych czasach nie można sobie pozwalać na tak duże ryzyko.
W erze olbrzymiej konkurencji, problemów z surowcami, niestabilnej sytuacji gospodarczej, pojawiających się pandemii, ciągle zmieniających się przepisów prawa, galopującej inflacji, pracy na kilkuprocentowych marżach – nie można sobie pozwolić na to, że nie jest się na 100% pewnym informacji, jakie wyświetlają się, co rano na pulpicie menadżerskim. Kiedy muszę podejmować dziesiątki decyzji biznesowych, 99% nie wystarczy. Każda błędna decyzja, może skończyć się dużymi problemami firmy, za którą odpowiadam.
Dlatego dobrze mieć możliwość sięgnięcia po pomoc różnych firm i nie ograniczać się tylko do producenta. Ostatecznie wybierając partnerów, którzy mają kompetencje we wdrażaniu i serwisowaniu systemu, na który się decydujemy.
Wiele obszarów, jeden system.
Obecnie systemy informatyczne klasy ERP to wyrafinowane, skomplikowane i bardzo rozbudowane narzędzia. Finanse i Księgowość, Kadry i Płace, Gospodarka Magazynowa, Środki Trwałe, Zarządzanie Relacjami z Klientem, Sprzedaż, Zakupy, Obieg Dokumentów, Magazyny, Wysoki Skład, EDI, Zarządzanie Produkcją, Harmonogramowanie Produkcji itd. Obszarów, które w systemie należy „obsłużyć” jest ogrom. Każdy z tych obszarów mógłby mieć odrębny system do zarządzania!
Zatem ilu i jakich specjalistów musi posiadać producent takich kompleksowych rozwiązań? Analityków, projektantów, programistów, inżynierów systemowych. Ci ludzie muszą nie tylko się znać na pisaniu programów. Oni muszą znać się na tych Kadrach i Płacach, na tych Obiegach Dokumentów, na tej Produkcji z Harmonogramowaniem…
A przecież to nie ci ludzie później będą wdrażać to co stworzyli. Do wdrożeń musi być oddzielny sztab ludzi. Wysokiej klasy specjalistów – najlepiej takich, co to „z niejednego pieca chleb jedli”. Doświadczonych, aby niewiele rzeczy mogło ich „na wdrożeniu” zaskoczyć. A serwisanci? A administracja, marketing, kadra zarządzająca?
Producenci systemów informatycznych, którzy decydują się na samodzielną sprzedaż, wdrożenie, serwisowanie i później utrzymywanie systemu, muszą – siłą rzeczy, zatrudniać kilkukrotnie więcej specjalistów niż firmy integratorskie i wdrożeniowe. To oczywiste. Zatem ich koszty działalności są na tyle duże, że nie mogą nie ograniczać zatrudnienia. W trudnych momentach, kiedy trzeba np.: zająć się „Nowym” czy też „Starym” „Ładem” i na ten front rzucić wszystkie siły, często stają się niewydolne we wdrożeniach lub w obsłudze serwisowej klientów.
Jedna organizacja, wiele systemów.
Zastanówmy się również nad tym, czy dzisiaj jakiekolwiek przedsiębiorstwo czy organizacja poradzi sobie z jednym systemem informatycznym? Coraz częściej nie. Oprócz ERP mamy np.: systemy wspomagające działy projektowe – CAD, CAM, PDM. Dostarcza je często inny dostawca. Nie ten od ERP. A co z obsługą automatyki przemysłowej? Nawet jeśli producent ERP ma mechanizmy, interfejsy do maszyn, to i tak najczęściej nie da się wyeliminować specjalistów od automatyki. A optymalizacja wykrojów? Tu też w większości wypadków niezbędna jest integracja.
Zatem, niezależnie od tego jaki system ERP wybierzemy, to i tak problemu informatyzacji nie ogranie nam w całości jego producent.
Czy nie lepiej zatem rozważyć od razu jakiegoś integratora? Firmę, która sama ERP nie pisze, ale wyspecjalizowała się w jego (lub ich, jeśli ma ich w ofercie kilka) wdrażaniu. Na tym obszarze mogła, a nawet musiała się skupić w swojej działalności i w tym się wyspecjalizować, aby być konkurencyjną wśród producentów.
Okazuje się, że coraz więcej firm, które myślą o wymianie obecnie eksploatowanych systemów do zarządzania, decyduje się na współpracę nie z producentem takiego systemu a z firmą, która specjalizuje się nie tylko w jego wdrażaniu, ale również w integracji innych obszarów działania niezawierających się w ERP.
Arkadiusz Bała | Zastępca Dyrektora Handlowego
