Wybór systemu ERP – strategiczna decyzja na lata.
Wybór systemu ERP to strategiczna decyzja na lata. Trudności napotykane w codziennej pracy, które uniemożliwiają efektywne działanie przedsiębiorstwa, są zwykle motywacją by rozpocząć poszukiwanie narzędzia, które spełni wszystkie jego potrzeby. Warto podjąć wysiłek bo właściwe dobrany system, zoptymalizuje kluczowe procesy w organizacji.
Dzięki ERP możliwa jest automatyzacja i zwiększenie efektywność pracy. Będziesz też miał kontrolę nad kluczowymi dla firmy obszarami i pełen dostęp do wskaźników.
Musisz jednak pamiętać, że wdrożenie systemu ERP to inwestycja. Wdrożenie i użytkowanie wymaga nakładów finansowych, a sama realizacja wdrożenia – wymaga czasu.
Poszukiwania ERP i pierwsze decyzje.
Czy zdecydować się na samodzielny wybór czy zdać na firmę doradczą?
Zlecenie doboru właściwego rozwiązania integratorowi, specjalizującemu się we wdrożeniach, choć niesie dodatkowe koszty, ma szereg zalet. Niewątpliwą wartością integratorów jest fakt, że dysponują wiedzą w obszarze oprogramowania, sprzętu i rozwiązań sieciowych. To pozwala na sprawną identyfikację potrzeb klienta, precyzyjne określenie kluczowych procesów i wybór właściwych rozwiązań. Na bazie doświadczeń stworzy szczegółowy plan wdrożenia, który pozwoli na przeprowadzenie całego procesu w optymalnym czasie i w profesjonalny sposób.
Choć to trudne zadanie, możesz system wybrać sam. Żeby to zrobić musisz zorganizować zespół, który będzie odpowiedzialny za stworzenie planu i realizację kolejnych działań, od zdefiniowania potrzeb firmy i wyznaczenia kluczowych obszarów, przez porównanie dostawców i dostępnych systemów ERP, po ostateczny ich wybór.
Jak wybrać ERP?
Tu warto się zastanowić czy stworzony zespół jest w stanie zidentyfikować najważniejsze procesy i wyznaczyć klarowne cele biznesowe, na bazie których będzie możliwe wyłonienie najlepszego rozwiązania. Określenie core businessu, może nie być takie oczywiste gdy ścierają się różne interesy osób zaangażowanych w procesy. Zespół musi też pamiętać, że nie dla wszystkich obszarów należy tworzyć funkcjonalności. Specyficzne obszary, które generują 80% wartości firmy to zwykle ok. 20%. Pozostałe procesy powinny opierać się na standardowych funkcjonalnościach, a ich ew. rozwój może zostać obsłużony przez dodatkowe funkcjonalności czy moduły ERP, wdrożone wraz ze wzrostem potrzeb i rozwojem przedsiębiorstwa.
Zacznij od określenia potrzeb, identyfikacji obszarów krytycznych, wąskich gardeł oraz określenia rezultatów i celów jakie chcesz osiągnąć. Dzięki precyzyjnemu określeniu tych obszarów, stworzysz specyfikacje wymagań i funkcjonalności, które są niezbędne. To pozwoli na skuteczniejsze przejrzenie ofert oraz wybór systemu i dostawcy, który go wdroży. Musisz też pamiętać, że im precyzyjniej określisz swoje potrzeby i cele tym precyzyjniej określisz koszty narzędzia, wdrożenia, licencji czy serwisu.
Wybór systemu ERP – strategiczna decyzja na lata. Na co zwrócić uwagę?
Obok indywidualnych wymagań charakterystycznych dla działalności, zwróć uwagę na to czy system jest modułowy i można go zintegrować z innymi systemami. Ważne jest, by dane i informacje ze wszystkich obszarów, gromadzone były w jednej bazie, z której korzystają wszyscy dzięki personalizowanym dostępom.
Powinien być kompletny i wydajny. Co oznacza, że dzięki innowacyjnej technologii, obsługuje podstawowe obszary działalności firmy i posiada wszystkie niezbędne funkcjonalności wykorzystywane w codziennej pracy.
ERP powinien też być elastyczny i otwarty na integrację z innymi, np.: już funkcjonującymi w firmie systemami. Powinien też pozwolić na rozbudowę funkcjonalności, które stanowią o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstwa.
Łatwe w obsłudze, intuicyjne i z możliwością dopasowania do konkretnych potrzeb interfejsy skrócą czas obsługi i poprawią efektywność pracy.
