BPSC ERP – System Elektronicznej Akceptacji Faktur (EAF)
System Elektronicznej Akceptacji Faktur (EAF) porządkuje procesy obiegu i akceptacji dokumentów kosztowych w firmie. Chociaż system klasy ERP w czytelny sposób przedstawia wszystkie informacje kosztowe, to niestety nie wymusi szybkiej ewidencji wszystkich dokumentów. Braki i opóźnienia często wynikają z obciążeń pracowników, którzy nie będąc przedstawicielami pionu księgowo-finansowego, biorą udział w procesie akceptacji faktur. Przez powstałe w ten sposób opóźnienia, nawet najlepszy system ERP, nie jest w stanie przedstawić rzetelnej analizy kosztów.
System Elektronicznej Akceptacji Faktur to szybszy dostęp do informacji kosztowych, finansowych oraz podatkowych.
W pigułce – jak działa Elektroniczna Akceptacja Faktur (EAF) w BPSC ERP?
Krok 1: Rejestracja dokumentu (Etap kancelaryjny) Pracownik sekretariatu lub kancelarii wprowadza podstawowe dane faktury (dane kontrahenta, numer dokumentu) do systemu. Następnie wykonuje skan dokumentu wraz z ewentualnymi załącznikami, automatycznie uruchamiając cyfrową procedurę obiegu.
Krok 2: Rejestracja księgowa i przypisanie odpowiedzialności Faktura staje się natychmiast widoczna dla działu finansowego, tworząc zobowiązanie i trafiając do rejestru VAT. Na tym etapie księgowość wskazuje osobę merytorycznie odpowiedzialną za weryfikację kosztu i przesyła dokument dalej w postaci elektronicznej.
Krok 3: Weryfikacja merytoryczna i finansowa Wyznaczony pracownik (lub kilku decydentów, zależnie od wewnętrznych procedur firmy) otrzymuje powiadomienie o dokumencie czekającym na akceptację. System pozwala na wielostopniowe zatwierdzanie kosztów oraz automatyczne rozliczanie ich na konkretne obiekty ewidencji (projekty, MPK, zlecenia).
Krok 4: Automatyczny raport obiegu Po zakończeniu ścieżki system generuje i drukuje raport obiegu korespondencji. Zawiera on pełną historię akceptacji formalnej, merytorycznej i finansowej wraz ze znacznikami czasu i nazwiskami osób decyzyjnych – bez angażowania dodatkowego czasu pracy księgowości.
Kancelaria zakupowa
Kancelaria zakupowa służy do ewidencji faktur wpływających do firmy. Pracownik sekretariatu wprowadza do systemu informacje dotyczące rejestrowanego dokumentu (dane kontrahenta, numer faktury). Wykonuje skan faktury wraz z ew. załącznikami i w ten sposób uruchamia procedurę akceptacji. Kolejny etap to sprawdzenie faktury pod względem formalno-prawnym przez dział księgowy oraz automatyczne przypisanie jej do odpowiedniego rejestru zakupu. To moment kiedy dokument staje się dostępny dla potrzeb finansowych, co oznacza, że tworzy zobowiązanie i trafia do rejestru podatku VAT. Na tym etapie księgowość wskazuje również osobę merytorycznie odpowiedzialną za akceptację faktury i przesyła ją do niej w postaci elektronicznej.
Obsługa korespondencji
Osoby odpowiedzialne za sprawdzenie pod względem merytorycznym i finansowym zgodność faktury korzystają z intuicyjnego serwisu internetowego. Rozpisują fakturę na odpowiednie obiekty ewidencji kosztów, akceptując, przesyłając bądź odrzucając dany dokument. Proces rozliczenia faktury na konkretne obiekty ewidencji kosztów opracowany jest w zależności od potrzeb i wykorzystywanego rozwiązania finansowo – księgowego. Procedury akceptacji finansowej faktury mogą mieć wprowadzone funkcje decyzyjne, wymuszające potwierdzenie kosztu przez jedną, dwie bądź więcej osób.
Rozliczenie księgowe
Faktura po akceptacji finansowej automatycznie rozdekretowuje się w systemie finansowo – księgowym na obiekty ewidencji kosztowej wskazane przez osoby merytoryczne. Dzięki temu pracownicy działu księgowości nie muszą wykonywać żadnych dodatkowych czynności. Na potrzeby księgowe do faktury drukowany jest raport obiegu korespondencji, który zawiera niezbędne informacje dotyczące akceptacji formalnej, merytorycznej i finansowej wraz z pełną historią obiegu w organizacji.
Jak skrócić czas potrzebny na finansowe zamknięcie miesiąca w firmie?
Sprawdź jakie to proste dzięki EAF!
Skanuj dokument na etapie kancelaryjnym, przesyłaj do systemu BPSC ERP – osoby zarządzające obszarem finansów już go widzą. Dzięki systemowi powiadomień i alertów odpowiedzialni za weryfikację i akceptację kosztów potwierdzą dokumenty na czas!
Dlaczego warto wdrożyć system EAF w Twojej firmie?
-
Redukcja kosztów i czasu – eliminacja papierowego obiegu dokumentów i fizycznego przenoszenia faktur między działami.
-
Koniec z opóźnieniami – automatyczny system alertów i powiadomień dba o to, by faktury były weryfikowane na czas, eliminując ryzyko odsetek.
-
Pełna kontrola budżetów – bieżący podgląd na poziomie kosztów przedsiębiorstwa pozwala na natychmiastowe rozliczanie projektów, zadań i kontrolę wydatków.
-
Transparentność procesu – pełna, cyfrowa historia zmian i akceptacji każdego dokumentu, dostępna za pomocą kilku kliknięć.
System Elektronicznej Akceptacji Faktur (EAF) to szereg korzyści.
- Dzięki systemowi masz dostęp do harmonogramów płatności i zobowiązań
- Faktury z kancelarii, trafiają do rejestru VAT i są widoczne w zobowiązaniach - dzięki temu na bieżąco znasz poziom zobowiązań, na które winny być przygotowane płatności
- Mechanizmom alertów i ponagleń skraca czas merytorycznego rozpisywania dokumentów i eliminuje zaleganie korespondencji
- W systemie masz dostęp do elektronicznego obrazu dokumentów (skany), więc nie ma obaw, że dokument zostanie zniszczony czy zaginie
- Automatyczna akceptacja merytoryczna z rozliczeniem faktur w księgowości zapewnia bieżącą informację o poziomie kosztów przedsiębiorstwa. A dzięki temu możliwe jest szybkie rozliczanie projektów, zleceń czy zadań oraz kontrolę budżetów
- Dzięki systemowi zredukujesz ilość nierozliczonych terminowo faktur.
Skontaktuj się z nami
Wypełnij formularz, jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na temat systemów
wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem. Nasz Doradca skontaktuje się z Tobą.
